Automatisering van bedrijfsprocessen is iets waar vrijwel elk bedrijf vroeg of laat over na begint te denken. Het kan helpen om handmatig werk te verminderen, tijd te besparen, kosten te verlagen, de efficiëntie te verbeteren en dagelijkse processen makkelijker beheersbaar te maken. Maar hoe weet je wanneer het juiste moment daarvoor is aangebroken?
Er is één heel simpele test die kan helpen om deze vraag te beantwoorden. Die bestaat uit twee dingen die het waard zijn om te controleren voordat je begint met het automatiseren van bedrijfsprocessen.
Begin bij het team
Het eerste dat je moet controleren, is het team. Elk bedrijf zou zichzelf één simpele vraag moeten stellen. Zijn er minstens twee mensen die hetzelfde soort werk doen?
Dat kunnen twee salesmedewerkers zijn, twee supportmedewerkers, of twee magazijnmedewerkers. De afdeling maakt eigenlijk niet uit. Waar het om gaat, is dat meer dan één persoon hetzelfde soort werk doet.
Op dit punt kan er een vraag opkomen. Waarom twee mensen? Het antwoord is simpel. Wanneer één persoon een proces beheert, blijft veel informatie in zijn of haar hoofd zitten. Die persoon weet waar alles is opgeslagen, wie een follow-up nodig heeft en wat de volgende stap moet zijn.
Zodra er een tweede persoon bij komt, begint er iets te veranderen. Beide mensen moeten het nu eens worden over hoe het werk moet gebeuren. Ze moeten weten waar informatie naartoe gaat, wie verantwoordelijk is voor welke taak, en wanneer de volgende stap moet plaatsvinden.
Zonder een gedeeld proces kan iedereen zijn eigen manier van werken ontwikkelen. De één gebruikt misschien een spreadsheet, de ander houdt ergens anders aantekeningen bij, en belangrijke updates beginnen gemist te worden. Dit is het punt waarop een gedeeld systeem nuttig begint te worden.
Kijk vervolgens naar de omzet
Het tweede punt om te overwegen, is de omvang van het bedrijf. Voor een dienstverlenend bedrijf kan een jaaromzet van rond de €1 miljoen een bruikbaar ijkpunt zijn. Voor een bedrijf dat fysieke producten verkoopt, ligt dat getal eerder rond de €2,5 miljoen per jaar, omdat de marges daar vaak lager zijn.
Uiteraard zijn dit geen harde regels. Een bedrijf bereikt geen omzet van €1 miljoen om vervolgens de volgende ochtend ineens een CRM nodig te hebben. Elk bedrijf is anders, en sommige bedrijven bereiken een hoger niveau van complexiteit veel eerder dan andere.
Deze cijfers zijn simpelweg ruwe indicatoren. Ze kunnen laten zien wanneer een bedrijf de schaal heeft bereikt waarop automatisering zichzelf mogelijk begint terug te verdienen.
Wat als het antwoord op beide vragen nee is?
Als je niet meerdere mensen hebt die hetzelfde werk doen en je omzet nog ruim onder deze bedragen ligt, is er volgens CRM IMPLEMENTATIE waarschijnlijk geen reden om overhaast aan bedrijfsautomatisering te beginnen of een CRM-systeem aan te schaffen.
In dat geval kunnen Excel of Google Sheets een veel beter startpunt zijn. Voor een klein bedrijf kunnen deze tools prima werken en ruim voldoende zijn om dagelijkse processen te beheren.
Begin simpel en kijk waar de problemen ontstaan
Een klein bedrijf kan zijn processen eerst opzetten in een spreadsheet en die een tijdlang in het dagelijkse werk gebruiken. Zo krijgt het team de kans om in de praktijk te testen hoe het proces werkt, voordat er wordt geïnvesteerd in een serieuzer systeem.
Na verloop van tijd wordt het veel makkelijker om te zien of de huidige opzet nog voldoet.
Als informatie makkelijk te vinden is, follow-ups op tijd gebeuren en iedereen begrijpt wat er moet gebeuren, is er misschien nog geen reden om iets te veranderen. Als de spreadsheet werkt, is het zinvol om die te blijven gebruiken.
Maar de situatie verandert zodra er scheuren beginnen te ontstaan. Misschien mist het team follow-ups, raakt informatie kwijt tussen verschillende bestanden, wordt de klanthistorie lastiger te volgen, of glippen potentiële klanten tussen wal en schip. Het team besteedt mogelijk ook te veel tijd aan het handmatig bijwerken van gegevens of aan het uitzoeken wie waarvoor verantwoordelijk is.
Dit zijn signalen dat de huidige opzet niet meer voldoet. Op dit punt kan het tijd zijn om de stap naar bedrijfsautomatisering te zetten en op zoek te gaan naar een serieuzer CRM-systeem.
Het goede nieuws is dat het bedrijf tegen die tijd al een veel duidelijker beeld heeft van wat het nodig heeft. Het kan zien waar het huidige proces tekortschiet, welke problemen een CRM zou moeten oplossen, en welke functies daadwerkelijk het verschil kunnen maken.
Dat maakt het kiezen van het juiste systeem een stuk makkelijker. In plaats van een CRM te kopen op basis van aannames, kan het bedrijf er een kiezen op basis van echte behoeften en echte problemen. En met die aanpak is de kans veel groter dat het CRM de bedrijfsprocessen daadwerkelijk verbetert en zichzelf terugverdient.